rangkuman bab 6

BAB 6
E-mail

A. Pengertian E-mail
E-mail adalah surat berbentuk elektonik. Pada surat biasa, ada istilah lampiran. Lampiran adalah dokumen-dokumen yang biasa disertakan untuk melengkapi sebuah surat. Dalam sebuah e-mail, lampiran disebut file attachment. File attachment dapat berupa file dokumen (.doc), Excel (.xls), gambar (.JPG), dan sebagainya.

Jenis-jenis E-mail :
1) POP Mail
POP mail adalah e-mail yang diterima melalui ISP yang menjadi langganan kita. Kelebihannya adalah dapat dibaca dalam kondisi offline. Untuk mendowmload e-mail dari server alamat e-mail dan mengirimkan balasannya, kita harus mempunyai program client mail, seperti Eudora atau Microsoft Outlook Express. Kekurangannya adalah kita tidak dapat membuka e-mail dari sembarang tempat.

2) E-mail berbasis web
E-mail berbasis web adalah layanan e-mail yang ditawarkan oleh website-website penyedia jasa layanan e-mail. Kelebihannya adalah layanan e-mail jenis ini biasanya diberikan secara gratis oleh website yang bersangkutan. Kekuranggannya adalah hanya bisa membaca e-mail dalam kondisi online.

3) E-mail forwarding
E-mail forwarding sfslsh lsysnsn e-mail yang meneruskan e-mail yang diterimanya ke alamat e-mail yang lain. Kelebihannya adalah kita bisa menyembunyikan alamat e-mail yang sesungguhnya. Kekurangannya adalah hanya bersifat perantara dan harus meneruskan e-mail yang diterima ke alamat yang lain.

B. Membuat E-mail Account
Ada banyak website penyedia layanan e-mail di Internet yang dapat dipilih, diantaranya adalah Yahoo (www.yahoo.com), Hotmail (www.hotmail.com), dan sebagainya.

Membuat e-mail account di YahooMail :
1) Jalankan browser. Di kotak address, ketik www.yahoo.com.
2) Klik link Mail.
3) Klik tombol Sign Up
4) Isikan semua data yang diminta.
5) Untuk mengecek apakah Yahoo! ID yang dmasukkan masih dapat digunakan, klik tombol Check Availability of This ID.
6) Jika ID yang dipilih tidak dapat digunakan lagi, gantilah dengan ID yang lain sampai ID tersebut dapat digunakan.
7) Klik tombol I Agree.
8) Kill tombol continue without istalling Yahoo!Toolbar.
9) Masukkanlah user ID dan password yang sudah dibuat. Klik Sign In.

Kolom yang terdapat di kotak surat :
· Sender memuat keterangan tentang nama pengirim e-mail.
· Subject memuat judul atau subjek isi surat.
· Date memuat keterangan kapan e-mail tersebut diterima.

C. Login dan Logout
Login adalah masuk ke e-mail yang kita milik. Langkah untuk login :
1) Tampilkan halaman web.
2) Masukkan user ID dan password di kotak teks login.

Logout adalah menutup e-mail account. Langkah untuk logout :
1) Carilah tombol Logout atau Sign Out.
2) Klik tombol tersebut.

D. Menulis dan Mengirimkan E-mail
Langkah untuk melakukannya :
1) Login ke e-mail account.
2) Klik tombol Compose.
3) Masukkan alamat e-mail penerimadan subjek dari e-mail yang akan dikirim.
4) Ketik isi e-mail.
5) Klik tombol Send.

E. Membuka E-mail
Langkah membuka e-mail :
1) Login YahooMail.
2) Masukkan user ID dan password. Klik tombol Sign In
3) Klik Inbox.
4) Untuk membaca e-mail, klik 2 kali di subjek e-mail yang ingin dibaca,
5) Untuk membaca e-mail yang selanjutnya, klik tombol Next. Untuk kembali melihat daftar e-mail yag masuk, klik teks link Inbox.

F. Menjawab E-mail.
Langkah untuk menjawab e-mail :
1) Setelah membaca e-mail, klik tombol Reply.
2) Pada kotak teks To, isi nama dan alamat tujuan. Ketik isi e-mail yang menjadi jawaban kita.
3) Klik tombol Send.

G. Meneruskan E-mail
Langkah untuk meneruskan e-mail :
1) Bukalah e-mail, klik teks link Forward.
2) Masukkan alamat tujuan.
3) Ketik isi e-mail jika ingin menambahkannya.
4) Klik tombol Send.

H. Menggunakan E-mail untuk Mengirimkan File.
Mengirim e-mail yang disertai dengan file attachment :
1) Klik teks link Compose.
2) Isi alamat e-mail peneriam dan subjek e-mail.
3) Ketik isi e-mail.
4) Klik tombol Attach Files.
5) Untuk menambahkan file yang ingin disertakan bersama e-mail, klik tombol Browse.
6) Carilah dan pilih file yang ingin disertakan. Klik tombol Open. Jika ingin menambahkan file yang kedua, klik tombol Browse yang kedua.
7) Klik tombol Attach Files.
8) Untuk manampilkan halaman isi web yang sudah ditulis, klik tombol Cntinue to Message.
9) Klik tombol Send.

I. Menyimpan File Attachment
Langkah untuk mendownload dan membuka file yang disertakan di e-mail :
1) Bukalah e-mail yang mempunyai file attachment.
2) Klik file yang ingin disimpan.
3) Klik tombol Download Attachment.
4) Klik tombol Save.
5) Pilih folder tempat kita menyimpan file tersebut. Beri nama file. Klik tombol Save.

J. Menghapus E-mail
Jika ingin menghapus e-mail setelah membaca e-mail tersebut, klik tombol Delete. Jika ingin menghapus e-mail yang terdapat di kotak surat, beri tanda cek di kotak cek e-mail yang bersangkutan, klik tombol Delete. Jika ingin menghapus lebih dari satu e-mail, beri tanda cek pada semua e-mail yang ingin dihapus, klik tombol Delete.

K. Etika Mengirimkan E-mail
Etika yang perlu diterapkan :
· Salam pembuka
· Perkenalkan diri
· Langsung ke pokok permasalahan
· Jawablah semua pertanyaan
· Lakukan pengeditan
· Gunakan subjek yang sesuai.
· Mengatur prioritas
· Hapuslah pesan reply yang tidak perlu
· Jangan meneruskan e-mail berantai.
· Hormati privasi orang lain
· Jangan melakukan spam
· Gunakan huruf besar seperlunya
· Hati-hati bila menggunakan singkatan akan ikon emosi
· Jangan terbawa emosi
· Bersabarlah menunggu balasan e-mail
· Ketertarikan yang berbeda
· Jangan lampirkan file yang tidak perlu
· Buatlah layout yang baik

L. Mailing List (milis)
Milis adalah kumpulan dari e-mail yang membentuk sebuah kelompok. E-mail yang dikirimkan ke sebuah alamat milis akan dikirimlan ke alamat-alamat e-mail yang terdafatar sebagai anggota milis. Alamat milis merupakan kumpulan dari alamat-alamat e-mail. Website yang menyediakan jasa layanan mils diantaranya PlasaGroups, YahooGroups, dan sebagainya.

M. Membuat Mailing List
Langkah membuat milis di YahooGroups :
1) Ketik www,yahoogroups.com di Address.
2) Klik teks Sign In.
3) Masukkan user ID dan password. Klik tombol Sign In.
4) Klik link create a group.
5) Dari daftar kategori group milis yang ada, pilih grup untuk milis kamu.
6) Pilih kembali kategori grup yang lebih kecil.
7) Klik tombol Place my group here.
8) Masukkan deskripsi milis yang sedang dibuat. Klik tombol continue.
9) Masukkan Word Verification sesuai dengan gambar yang ditampilkan. Klik tombol continue.
10) Untuk mengundang orang lain untuk bergabung dengan milis, klik link Invite People to Join.
11) Masukkan alamat-alamat e-mail dari orang-orang yang ingin diundang bergabung.
12) Klik tombol Edit untuk melakukan pengeditan.
13) Klik tombol Go to Group untukm melihat halaman web dari milis

Untuk mendaftar ke sebuah milis adalah alamat milis tersebut ditambah dengan tanda minus (-) dan diikuti kata “subscribe” atau “daftar”. Sedangkan alamat milis untuk keluar dari milis adalah alamat milis ditambah tanda minus dan dikuti kata “unsubscribe” atau “keluar”.

N. Mendaftar Menjadi Anggota Milis
Langkah untuk mendaftar menjadi anggota milis :
1) Masuklah ke e-mail account kita.
2) Klik tombol compose.
3) Masukkan alamat e-mail untuk mendaftar ke milis di kotak teks To. Kosongkan subjek dan isi.
4) Klik tombol Send.
5) Setelah membaca e-mail konfirmasi pendaftaran milis, klik tombol Reply.
6) Klik tombol Send.

O. Megirimkan E-mail ke Milis
Langkah untuk mengirim e-mail ke milis sama saja dengan langkah-langkah mengirim e-mail biasa. Di kotak isian alamat e-mail yang dituju, kita mengisikan alamat milis.

P. Berhenti Menjadi Anggota Milis
Langkah untuk berhenti menjdai anggota milis :
1) Masuklah ke kotak surat e-mail kita.
2) Klik tombol Compose
3) Di kotak teks To isikanlah alamat untuk berhenti dari anggota milis yang kita ikuti.
4) Kosongkan subjek dan isi surat.
5) Klik tombol Send.
6) Setelah membaca e-mail komfirmasi tersebut, klik tombol Reply.
7) Klik tombol Send.

Q. Etika dalam Milis
Kesalahan pelanggaran etika milis yang sering dilkukan :
1) Tidak mengganti subjek saat diskusi sudah berganti topik
2) Mengirim file besar kepada teman/rekan kerja.
3) Posting ke milis padahal seharusnya jalur pribadi.
4) Mengirim ulang e-mail.
5) Memposting topik yang tidak pada tempatnya.